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「失敗しない」
プロジェクト・マネジメント 5つのノウハウ

自社製品・サービスの強み、信頼性、安心感etc…といった顧客の企業価値を伝えるWEBサイトに成長させるために重要な「失敗しないWEBサイトプロジェクト推進」をお約束します。

「失敗しないWEBサイトプロジェクト推進」に欠かせない
「コミュニケーション・マネジメント」を中心とした
5つのマネジメント

失敗しないWEB制作というと、とても消極的な印象を持つ方も多いかと思われますが、エスケイワードは、カスタマーの満足(CS)を含め、「プロジェクトに関わる全ての担当者に満足する結果をもたらすこと」と考えます。

そこで、満足するサイト作りに欠かせないのが「コミュニケーション・マネジメント」です。

WEB担当者が陥る課題

  • 誰が何をやるのか決まっていないので、進まない。
  • 各部署からやりたいことが上がってきて、何を優先すればいいのか収集がつかない。
  • 情報共有がうまいくいかずに、最後の最後で、どんでん返しがある。
  • 制作会社の言っていることが正しいのかわからない。

会社が陥る課題

  • すぐにでも対策をしなくてはいけない優先事項があるのに、なかなか進まない。
  • CMSなどの仕組みを導入しても、運用されない。

多くのプロジェクトの失敗は、「コミュニケーション」にあります

 コミュニケーション・マネジメント

プロジェクトを円滑に進めるためのコミュニケーションフローの構築

企業にとってWEBサイトを適切に運用することは、組織を横断してプロジェクト体制を形成することが大半です。そして、何より「信頼関係」が重要になってきます。

我々は関連する利害関係者を巻き込んで、WEBサイトを成功に向かわせるためのプロジェクトの進行を適切に管理します。

対面及びツールを活用したコミュニケーション手法を取り入れ、適切なタイミングでのミーティングの実施と、次回MTG開催までの作業範囲を明確にするためにプロジェクト管理ツールを利用して関係者全員との情報共有を徹底します。

役割分担表

ステークホルダーの役割を明確にした役割分担表(例)

役割分担表

コミュニケーション手法(ツールとルール化の一例)

1 WBS(スケジュール)
内容 各タスクの作業項目を詳細に分割し、作業計画スケジュールをガントチャートを使ってまとめたもの
管理者 プロジェクトリーダー
閲覧者 プロジェクトメンバー
書式 SKword-btob-140101_WBSyyyymmdd.xls
2 ToDoリスト
内容       各タスクで確認された課題とその対応者、対応予定期日、対応状況をプロジェクトメンバーで共有するためのコミュニケーションツール
管理者  プロジェクトリーダー
確認者 プロジェクトチームメンバー
管理方法  

•プロジェクトチームメンバーよりEメールでToDoリストに記載を要請された場合に追加。
•各タスクの議事録で共有された課題をプロジェクトリーダーが確認し、ToDoリストに記載。
•議事録の提出時に合わせて、プロジェクトリーダーよりToDoリストと対応状況を通知。

書式 SKword-sitetitle_ToDoリストyyyymmdd.xlsx
3 アジェンダ
内容 各タスクでの会議開催前に参加者に事前に会議の趣旨、内容、時間、場所を通知するもの
作成者 プロジェクトリーダー
閲覧者 プロジェクトチームメンバー 
共有方法 会議前日までにプロジェクトチームメンバーのメーリングリストに配信
書式 SKword-sitetitle_アジェンダyyyymmdd.docx
4 議事録
内容  プロジェクト全体および各タスクにおいて開催される会議において、議論された内容、決定事項、確認された課題をプロジェクトメンバーで確認し、共有するためのコミュニケーションツール
作成者 エスケーワード側の会議参加メンバー
閲覧者 プロジェクトチームメンバー
共有方法 会議主催者が内容を確認したのちに、署名および確認日を明記し、会議後2営業日以内にプロジェクトチームメンバーのメーリングリストに配信する。
受領後、2営業日以内にご確認いただく。
ご承認をいただいた最終版をスカイベース(後述)に公開する。
書式 SKword-sitetitle_議事録20140701.doc
5 Eメール
プロジェクトチームメンバー間の日常的な情報共有のツールである、Eメールの運用ルールも定め、コミュニケーションを円滑にします。
1.件名の付け方

件名の頭に【○○様】とメールを宛てる人名を入れる。
その後ろはメール内容がわかるものを発信者がつける。
※件名の記載内容は、ご自由に設定いただいて結構です。

2.資料添付方法  添付資料には必ずパスワードを付け、パスワードは以下に統一する。
 資料のパスワード:examplexxxx
3.宛先  プロジェクト関係者が入ったメーリングリストを設定する
  ml_sitetitle@example.jp
6 ドキュメント管理ツール(スカイベース)
内容 プロジェクトにおいて作成および準備したすべてのドキュメントをプロジェクトメンバーが閲覧するためのウェブサイト
管理者 エスケーワードにてドキュメントサーバー(スカイベース)を準備し管理する
閲覧者 プロジェクトリーダーによって承認されたメンバー閲覧時には、ID,PWが必要(ID、PW情報は別途連絡)
URL ※お客様ごとに発行

ガバナンス・マネジメント

企業が持つWEB活用方針の統制に則ったWEBサイトづくり

コンテンツの品質が統一されていないといった見た目の問題から、インフラやシステムへの二重投資や無駄の増大といった、積極的に運用し続けた結果として無秩序に肥大してしまったWEBサイトに発生する課題をWEBガバナンス(統制)視点でマネジメントを行います。

WEBガバナンスとはガイドラインやルール化といった管理強化のみの面だけではありません。
自社の事業戦略に合わせて、WEBの活用方針・仕組みづくりを行うことが最も重要です。

貴社の事業戦略に関わる、WEBの活用方針やサイト群の設計(ガバナンス方針)、運用体制・仕組み作り(ガイドライン)を理解・準拠してサイトを構築することが可能です。

  • 部門をまたいだ運用ワークフローの構築
  • WEBサイトの構築及び管理指導

 スコープ・マネジメント

全てのステークホルダーを巻き込んだ優先事項の決定

スコープマネジメント

各ステークホルダー・部署での課題・要望を吸い上げ、目的・目標・主要成果物、予算定義などから優先事項をお客様と考え、「プロジェクト目的と範囲(スコープ)」を定義させていただきます。

1.受注前・相談段階

  • プロジェクトの基本範囲定義・予算計画

2.受注後・プロジェクト実施中

  • キックオフや基本要件定義
  • スコープの変更管理

クオリティ・マネジメント

チェック体制とスケジューリングで保つ品質

ドキュメントによる作業の見える化を行うことで、お客様と作業内容の共有をしつつプロジェクトを進めることができ、成果物の品質管理を徹底します。最終チェックにおいては、チェックリストを活用し、第三者がチェックを行うことで、品質保持をいたします。 また、WBSに対応したスケジュール管理で、無理のないスケジュールを策定することで、一定品質のクオリティを保つことが可能です。

WBS対応スケジュール

WBS

チェックリスト

チェックシート

コンテンツ・マネジメント

WEBサイトの将来の姿を視野に入れた情報資産管理

既存WEBサイトに掲載されている情報と顧客が持つ情報資源を分析し、ユーザー目線で目的のページへと導かれるようにサイト設計を行い、WEBサイトリニューアルを実現します。

また、グローバルで情報が取捨選択される現在、国内外の競合サイトに埋没することなく、企業や製品のオリジナリティを明確に落とし込み、企業価値をユーザーに感じてもらえられるクリエイティブ、ライティングによって企業のブランド価値を確立することがポイントです。

海外向けのコンテンツマネジメントについては、グローバル版英語に関しては「第2外国語としての英語話者にも通じるシンプルな表現に」、各国版のローカル言語に関しては「現地目線で最も分かり易い表現に」といったように日本語のコンテンツを多言語に管理していきます。

また上記を意識し、蓄積されるWEBコンテンツや戦略的に展開されるキャンペーンやプロモーション、時代と共に増減するデバイス等の戦略に応じて肥大化していくコンテンツを一括で管理システム(CMS/DAM)についてのご提案もさせていただきます。

CMSについて

CMSとは、コンテンツ・マネジメント・システムの略で、Webサイトを管理・更新できるシステムのことです。
CMSでは、専門知識が必要な部分は全てシステム側に制御させ、テキストや画像などの情報のみを入れていくことで、簡単にWebサイトを更新することができます。また、サイト内のナビゲーション(左メニューなどのリンク)や、新着情報など、必要なリンクの更新は、自動的に行われます。
CMSは、専門的な知識を学習することなく、誰でも簡単にWebサイトを更新・管理することができる大変便利なシステムです。

今まで外部に依頼していた更新もCMSで公開まで行えます

更新の流れ

詳しくは、お問い合わせください。

DAMについて

詳しくは、「スカイベース」をご覧ください。

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